Ablauf am Hochzeitstag richtig planen

Den Ablauf am Hochzeitstag richtig zu planen erfordert viel Fingerspitzengefühl. Um den Tagesablauf für Hochzeitspaar und Gäste optimal zu gestalten, solltet ihr euch viel Zeit nehmen und alle wichtigen Punkte gemeinsam im Detail besprechen. Wir haben fünf Tipps, um den Ablauf am Hochzeitstag perfekt zu planen.

Tipp 1: Fixpunkte im Ablauf setzen

Beginnt bei der Ablaufplanung mit den Fixpunkten am Hochzeitstag. Dabei handelt es sich um jene Programmpunkte, die ihr auf keinen Fall verschieben bzw. abändern könnt. Wenn diese Termine fixiert sind, könnt ihr alle anderen Aktivitäten planen. Im Folgenden findet ihr eine übersichtliche Liste mit allen Fixpunkten:

• Trauung: Dieser Programmpunkt ist euer Anker, um den Ablauf am Hochzeitstag zu planen.
• Styling und Ankleiden: Plant ausreichend Zeit für eure Beautytermine (Frisur, Make-up) sowie das Anziehen des Brautkleids bzw. des Anzugs des Bräutigams ein. In der Regel planen Brautpaare dafür etwa 2 Stunden ein.
• Fototermin: Diesen Programmpunkt könnt ihr zeitlich frei planen. Viele Hochzeitspaare machen die Fotos während des Empfangs. Andere Paare lassen sich aufgrund des dicht gedrängten Zeitplans auch schon vor der Hochzeit fotografieren.
• Tafel / Essen: Die Agape / Der Empfang findet in der Regel direkt nach der Trauung statt. Das große festliche Essen wird zwischen 18.00 und 19.30 Uhr eingeplant. Diese Zeiten hängen natürlich maßgeblich vom Zeitpunkt der Trauung statt.
• Eventuell: Abholung Auto/Kutsche bzw. Blumen: Müsst ihr vor der Trauung noch etwas abholen bzw. organisieren, müsst ihr auch diese Termine im Ablaufplan vermerken.

Spätestens zwei Monate vor der Hochzeit solltet ihr den Ablauf am Hochzeitstag kümmern.

Tipp 2: Den Zeitplan im Griff behalten

Das Brautpaar hat an seinem großen Tag viele Dinge zu erledigen und kann sich daher selbst nicht um den Ablaufplan kümmern. Ihr solltet daher im Vorfeld einen „Zeitwächter“ bzw. „Zeremonienmeister“ nominieren. Das kann eure Hochzeitsplanerin, Schwester, Mutter oder Trauzeugin sein. Setzt euch gemeinsam mit eurem Zeremonienmeister vor der Hochzeit zusammen und besprecht den gesamten Tagesablauf durch. Überlegt, wie in verschiedenen Situationen vorzugehen ist, wenn euer Programm aus den Fugen geraten sollte.

Die Hochzeitsgäste sollten Spiele und Reden im Voraus bei eurem Zeitwächter anmelden. So bleiben die geplanten Aktivitäten eine Überraschung für das Brautpaar und können dennoch im Ablauf am Hochzeitstag berücksichtigt werden.

Tipp 3: Pausen einplanen

Pausen sind wichtig, um euren Gästen ein wenig Zeit für sich selbst zu geben. Auch sie wollen einen entspannten Tag verbringen, gemütlich zusammen sitzen, die Location genießen, sich unterhalten usw. Pausen bergen aber auch immer die Gefahr, dass den Hochzeitsgästen schnell langweilig wird. Damit dies nicht passiert, solltet ihr also auch in diesen Zeitfenster für Unterhaltung bei den Gästen sorgen.

• Die Hochzeitsgäste können die freie Zeit nutzen, um sich ins Gästebuch einzutragen.
• Candybars sind eine tolle Möglichkeit, um Gästen die Zeit zu vertreiben und mit Süßem zu verwöhnen.
• Fotoautomaten bzw. Photobooths können von den Hochzeitsgästen jederzeit genutzt werden, um sich die Zeit zu vertreiben.

In unserem Artikel „Gäste auf der Hochzeit unterhalten“ findet ihr viele weitere Anregungen, um Pausenzeiten zu überbrücken.

Tipp 4: Reden einplanen (und reduzieren)

Bei den Hochzeitsreden gilt der folgende Grundsatz: Haltet die Reden am Hochzeitstag immer in Grenzen. Natürlich solltet ihr als Brautpaar ein paar Worte an die Gäste richten (und ihnen vor allem für ihr Kommen und die Geschenke danken). Hinzu kommen die Hochzeitsreden von Gästen, die gerne etwas über das Brautpaar erzählen möchten. Klärt im Vorfeld ab, wer sprechen darf und wie lange die Reden maximal dauern dürfen. Eine Redezeit von 5 Minuten bei maximal 3 Rednern ist hier optimal. Reden sollten grundsätzlich beim Zeremonienmeister angemeldet werden.

Tipp 5: Spontan bleiben, wenn’s schief geht

Nichts im Leben kann bis ins Detail geplant werden. Auch nicht am Hochzeitstag. Daher gilt: Immer locker und spontan bleiben, wenn etwas schief geht. So kann es schon mal vorkommen, dass die Hochzeitsfotos oder die Gratulationen länger dauern oder das Essen ein paar Minuten später beginnt. Damit ihr euch immer gerne und voller Freude an den Hochzeitstag zurückerinnert, solltet ihr euch von diesen Dingen nicht stressen lassen. Und: Viele Hochzeitsgäste bekommen von kleinen Schwierigkeiten oft auch gar nichts mit.

Ablauf am Hochzeitstag planen: Vorlage kostenlos downloaden

Um die wichtigsten Termine des Tages immer im Blick zu behalten, solltet ihr euren Tagesablauf mit einem Word- oder Excel-Dokument planen. So habt ihr jederzeit die Möglichkeit, die Zeiten und Termine abzuändern und hin und her zu schieben. Mit unserem kostenlosen Ablaufplan für den Hochzeitstag habt ihr alle Zeiten im Griff. Außerdem liefert sie eine Telefonliste mit den wichtigsten Ansprechpartnern rund um eure Hochzeit.

Linktipp: Beispiele für den Tagesablauf

In unserem Beitrag „Der optimale Tagesablauf für den Hochzeitstag“ findet ihr zwei Beispiele, wie ihr den Ablauf eurer Hochzeit planen könnt.