Die Ansprüche an Hochzeitsfeiern steigen und die Feste werden mit einer immer größeren Anzahl an Gästen gefeiert. Doch moderne Paare haben nicht immer die Zeit, um eine große Hochzeit selbst zu planen. Dann kommt ein professioneller Hochzeitsplaner ins Spiel. Wir verraten, was ein Wedding Planner macht und was ihr dabei beachten solltet.
Inhalt
Was sind die Aufgaben eines Wedding Planners?
Ein Wedding Planner unterstützt Brautpaare bei der Organisation, Planung und Koordination der Hochzeit. Er liefert kreative Impulse und plant mit dem Paar gemeinsam den großen Tag. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Suche nach Location, Catering, Hotelzimmer, Shuttle-Service/Transport
- Ablaufplanung, Behördengänge, Trauung (Kirche/Standesamt)
- Gästeliste, Sitzplan, Menükarten, Programmheft, Drucksorten, Einladungen, Tischkarten
- Kostenkontrolle
- Dekoration, Blumen, Brautauto, Hochzeitskerze
- Gastgeschenke, Hochzeitsrede,
- Hochzeitsfilm, Fotograf, Musik, Unterhaltung, Florist, Moderation, Spiele
- Brautkleid, Accessoires für die Braut, Brautstyling, Eheringe, Brautstrauß
- Agape / Empfang, Hochzeitstafel, Menü, Buffet, Hochzeitstorte
- Ausstattung des Bräutigams
- Dankschreiben
Diese Auflistung zeigt, dass ihr den Profi sowohl für die Organisation der gesamten Hochzeit als auch für einzelne Teilbereiche buchen könnt.
Die Vorteile eines Hochzeitsplaners
- Er vergleicht Angebote von verschiedenen Dienstleistern (z.B. Fotografen) und kümmert sich um die Verträge.
- Ein Hochzeitsplaner koordiniert Termine und kümmert sich um die Einhaltung von Deadlines.
- Der Wedding Planner behält immer das Budget im Auge.
- Bei Bedarf kann der Profi auch besondere Bestellungen/Lieferungen abholen (z.B. Hochzeitstorte, Brautstrauß).
- Er steht allen Dienstleistern als erste Ansprechperson zur Verfügung, wenn es zu Fragen oder Problemen kommt.
- Am Hochzeitstag koordiniert ein Wedding Planner den Ablauf, hat den Zeitplan im Auge und hält sich dabei dezent im Hintergrund.
Natürlich müsst ihr nicht die komplette Hochzeitsplanung einem Wedding Planner übergeben. Wenn ihr gerne selbst Teilbereiche organisieren wollt (z.B. die Suche nach der Location), könnt ihr dies selbstverständlich mit ihm vereinbaren. Außerdem könnt ihr den Hochzeitsplaner nur für den Tag der Hochzeit engagieren, damit er sich um den Ablauf und die Koordination vor Ort kümmert.
Brauchen wir einen Hochzeitsplaner?
Wenn ihr euch für die Unterstützung eines Profis entscheidet, solltet ihr ihn etwa ein Jahr vor eurer Hochzeit buchen. Beliebte Locations und Dienstleister (z.B. Fotografen, Bands) sind vor allem im Frühling und Sommer schnell ausgebucht. Damit dem Wedding Planner also genug Zeit für die Planung bleibt, solltet ihr ihn so früh wie möglich engagieren.
Folgende Tipps helfen euch bei der Auswahl
- Fordert Angebote und Unterlagen von mehreren Wedding Plannern an, um die Leistungen und Preise miteinander zu vergleichen. Achtet dabei auch auf Referenzen.
- Vereinbart nach Prüfung der Angebote einen Termin mit euren Favoriten. Das Erstgespräch ist bei den meisten Hochzeitsplanern unverbindlich und kostenlos.
- Achtet beim Termin darauf, dass ihr euch wohlfühlt und dass euch euch der Hochzeitsplaner sympathisch ist.
- Sprecht mit dem Wedding Planner über Wünsche, Vorstellungen und Rahmenbedingungen.
- Ganz wichtig: Steckt einen finanziellen Rahmen ab (Budget und Stundensatz).
- Haltet alle wichtigen Punkte und Vereinbarungen schriftlich im Vertrag fest, v.a. Budget, Stundensatz und Aufgaben des Wedding Planners.
Einen professionellen und seriösen Hochzeitsplaner erkennt ihr in erster Linie an seinen Referenzen. Die meisten Wedding Planner haben auf ihrer Website einen eigenen Bereich über ihre Berufserfahrung und bereits organisierte Hochzeiten. Gute Hochzeitsplaner haben außerdem ein umfangreiches Netzwerk aus verschiedenen Dienstleistern (z.B. Caterer, Locations, Fotografen, Bands, DJs etc.).
Was kostet ein Wedding Planner?
Wer einen Profi bucht, muss natürlich auch mit entsprechenden Kosten rechnen. Denn ein Wedding Planner ist natürlich nicht günstig. Im Durchschnitt könnt ihr mit 10 bis 20 Prozent der Gesamtkosten eurer Hochzeit als Honorar für den Hochzeitsplaner rechnen. Wenn der Wedding Planner nur Teilleistungen übernimmt, wird es natürlich günstiger. Ein großer Vorteil des Hochzeitsplaners ist sein Netzwerk. Durch seine jahrelange Erfahrung hat er viele Kontakte zu Dienstleistern geknüpft, wodurch bei der Planung der Hochzeit und bei den Buchungen Geld gespart werden kann. Er kann somit in der Regel ein gutes Preis-Leistungsverhältnis für das Brautpaar herausholen.
Stellt die Kosten für den Wedding Planner den Kosten für die selbständig organisierte Hochzeit gegenüber. Dann wisst ihr, welche Option für euch in Frage kommt.
Linktipp: Interview mit Hochzeitsplanerin Paula
In unserem großen Interview mit Wedding Plannerin Paula verrät sie, warum Paare bei der Hochzeitsplanung auf den Support eines Hochzeitsplaners vertrauen sollten. Und in unserer großen Checkliste für die Hochzeitsplanung geben wir euch einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aufgaben für die Organisation eures großen Tages.
